Seorang hakim dapat menandatangani salinan yang sesuai jika tanda tangannya ada pada dokumen asli.
Salinan sesuai adalah salinan tepat dari dokumen yang disiapkan ketika tidak mungkin untuk hanya menggandakan salinan dari dokumen asli.Pada dasarnya, ini membuat salinan yang sesuai menjadi kreasi ulang dari aslinya.Untuk menjadi jenis salinan ini, dokumen harus mencakup semua unsur asli, tanpa perubahan kata atau struktur, tidak peduli seberapa kecil atau tidak signifikan perubahan yang mungkin muncul.
Salinan yang sesuai dapat digunakan dalam beberapa contoh.Sistem pengadilan mengizinkan penggunaan dokumen semacam itu, dan sering menggunakannya untuk tujuan pengarsipan.Jika hal ini terjadi, salinan diketik dan dibuat persis seperti aslinya.Selain itu, setiap notasi tulisan tangan di margin juga akan disertakan pada dokumen.Seorang panitera akan membandingkan salinannya dengan aslinya untuk memastikan bahwa semua aspek dari kedua dokumen itu sama, termasuk tanggalnya.Jika ada tanda tangan hakim pada aslinya, hakim dapat menandatangani salinan yang sesuai atau nama hakim dapat diketik dan diberi tanggal pada bidang yang sesuai.Setelah perbandingan selesai dan petugas menentukan dokumen adalah cermin satu sama lain, salinannya dicap dan diberi tanggal pengarsipan.
Bisnis juga menggunakan format ini.Ini sering terjadi ketika beberapa departemen membutuhkan akses ke kontrak dan dokumen penting lainnya.Dokumen asli yang ditandatangani biasanya disimpan di lokasi yang aman, sementara salinan atau salinan yang sesuai disediakan untuk penggunaan umum di antara berbagai departemen dalam organisasi.Pendekatan ini memastikan selalu ada salinan dokumen asli yang ditandatangani, tetapi memungkinkan akses luas ke syarat dan ketentuan dokumen yang diberikan kepada mereka yang membutuhkan informasi ini untuk membantu klien atau melakukan tugas terkait pekerjaan mereka.
Orang yang sama yang bertindak sebagai penandatangan pada dokumen asli dapat menandatangani salinan yang sesuai.Jika ini tidak memungkinkan atau praktis, nama individu dapat dimasukkan ke dalam bidang tanda tangan.Dengan cara yang sama, adalah mungkin untuk mengesahkan atau mensahkan salinan yang sesuai.Namun, tindakan ini biasanya dianggap tidak perlu.