Bagian pertama dari setiap proposal tender adalah gambaran umum tentang perusahaan yang menanggapi permintaan proposal.
Istilahproposaltenderdigunakan dalambidangpengadaanuntuk menggambarkan respon dari calonpemasokterhadaprequest for proposal(RFP).Ada tiga aspek untuk setiap proposal tender: gambaran perusahaan, tanggapan terhadap spesifikasi, dan harga.Proposal tender merupakan jawaban yang mengikat secara hukum dalamproses pengadaan.Ada banyak hukum bisnis seputar kontrak, RFP, proposal tender, dan kondisi penerimaan.Luangkan waktu untuk memastikan bahwa respons Anda akurat dan menyajikan solusi yang dapat diselesaikan dengan menguntungkan.
Proposal tender digunakan dalam bidang pengadaan untuk menggambarkan respon dari calon pemasok terhadap request for proposal (RFP).
Format proposal tender sangat bervariasi menurut industri, tetapi semuanya memiliki persyaratan dasar yang sama.Bagian terpenting dari setiap respons tender adalah tenggat waktu.Semua RFP memiliki tanggal jatuh tempo dan waktu yang ditentukan dengan jelas pada dokumen.Setiap tanggapan yang diterima setelah tanggal ini tidak dapat diterima atau disertakan dalam proses peninjauan.Hukum kontraksangat jelas tentang masalah ini, dan banyak perusahaan telah dibawa ke pengadilan karena memberikan kontrak kepada perusahaan yang mengajukan proposal tender mereka setelah batas waktu.Para hakim selalu memutuskan mendukung penggugat yang mengajukan proposal tender tepat waktu, dan dapat memberikan ganti rugi di samping biaya hukum.
Bagian pertama dari setiap proposal tender adalah gambaran umum dari perusahaan yang menanggapi RFP.Biasanya, perusahaan harus menyertakan latar belakang dalam industri, menyoroti proyek-proyek yang berhasil dengan ukuran yang sama atau lebih besar, untuk menunjukkan kemampuan untuk memenuhi persyaratan perusahaan.Jika perusahaan terdaftar dipasar saham, ini harus disertakan di bagian latar belakang, bersama dengan tautan ke siaran pers, situs web perusahaan, dan daftar pejabat eksekutif.
Bagian respon akan menerima perhatian paling besar dari klien.Akibatnya, itu harus difokuskan pada pemenuhan persyaratan poin demi poin.Banyak perusahaan menggunakan struktur RFP untuk memformat tanggapan mereka, menghubungkan setiap bagian untuk membuat perbandingan lebih mudah bagi klien.Dokumentasi pendukung tambahan yang diperlukan dalam tanggapan harus dicantumkan sebagai dokumen lampiran dan diindeks dengan benar.Banyak perusahaan memasukkan penyajian tanggapan sebagai item yang ditandai dalam matriks evaluasi, membuat upaya itu layak dilakukan oleh perusahaan yang menanggapi.
Penetapan harga biasanya merupakan bagian terpisah dari proposal tender.Jika ada beberapa opsi penetapan harga yang diberikan, respons harus dengan jelas menunjukkan nilai utama, bersama dengan penetapan harga untuk solusi alternatif yang berbeda.Banyak kontrak pembelian termasuk biaya berulang, seperti lisensi atau pemeliharaan tahunan.Nilai ini harus diberikan di bagian ini, dengan indikasi yang jelas tentang jangka waktu.
Pembatasan apapun seputar penerimaan proposal tender harus disertakan dalam tanggapan.Ini termasuk garis waktu untuk menerima tawaran, penjadwalan untuk memulai pekerjaan, fleksibilitas sumber daya, dan masalah lainnya.Syarat pembayaran biasanya juga ditunjukkan dalam tanggapan, sehingga proses negosiasi dapat dimulai.