Pelacakan aset tetap adalah proses yang digunakan oleh bisnis dan organisasi untuk mengawasi semua aset jangka panjang atau tetap.
Pelacakan aset tetap adalah proses yang digunakan oleh bisnis dan organisasi untuk mengawasi semua aset jangka panjang atau tetap.Perusahaan menggunakan pelacakan aset tetap sebagai bagian dari proses akuntansi mereka dan untuk pencegahan pencurian,tujuanpenyusutandanpengendalianpersediaan.Mencoba melacak aset tetap dengan sebaik-baiknya berarti mengidentifikasi aset tersebut, menentukan sistem apa yang akan digunakan dalam melacaknya, dan menjaga agar informasi aset dalam sistem pelacakan selalu terbarui setiap saat.Memastikan semua karyawan dalam perusahaan mengenal sistem juga dapat memastikan bahwa informasi tentang aset tetap tetap terkini.
Mengidentifikasi segala sesuatu yang memerlukan pelacakan aset tetap dapat menjadi tantangan pertama.Mungkin cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mulai melacak semua aset saat mereka masuk ke perusahaan, dimulai dengan Hari 1 bisnis, jika bukan sebelumnya.Dianjurkan untuk menambahkan informasi aset tetap baru ke sistem pelacakan sebelum aset meninggalkan tangan pembeli.Ini memastikan bahwa aset tidak hilang bahkan sebelum kehadirannya diakui.
Pelacakan aset tetap juga melibatkan pemilihan sistem yang akan digunakan untuk pelacakan, apakah ituprogramperangkat lunak komputersederhana, sistem kode batang, atau sistem tag identifikasi frekuensi radio (RFID).Sistem tersebut dapat menyederhanakan pelacakan dengan mengatur jadwal penyusutan dan menghasilkan laporan dan informasi yang diperlukan untuk proses akuntansi.Sistem pelacakan terbaik untuk perusahaan tertentu adalah yang dirancang untuk menangani jumlah aset tetap yang dilacak, baik dalam jumlah besar atau kecil.
Salah satu kunci keberhasilan pelacakan aset tetap adalah selalu memperbarui informasi tentang aset.Misalnya, jika sebuah truk terdaftar sebagai aset perusahaan tetapi mengalami kecelakaan mobil, itu bukan lagi aset.Itu harus dihapus dari sistem pelacakan.Kegagalan untuk melakukannya dapat menyebabkan kendaraan terus dihitung sebagai aset kena pajak.Jika perusahaan cukup besar dan komunikasi terputus, kurangnya informasi pelacakan terkini dapat menyebabkan masalah lain jika, misalnya, seorang karyawan berpikir dia akan dapat menggunakan kendaraan perusahaan untuk perjalanan yang berhubungan dengan pekerjaan, tidak menyadari bahwa itu tidak lagi tersedia.
Cara mudah untuk memastikan pelacakan aset tetap adalah yang terbaik adalah dengan melibatkan karyawan perusahaan.Jika seorang karyawan akan menggunakan aset perusahaan, pastikan dia tidak dapat mengambilnya tanpa memeriksanya secara resmi atas namanya.Tetapkan konsekuensi karena gagal memeriksa aset secara resmi saat selesai dengannya, dan tekankan pentingnya menunjukkan masalah apa pun dengan aset segera setelah diketahui.Jika tidak, sistem pelacakan mungkin secara tidak akurat mencerminkan siapa yang terakhir memiliki mobil dan di mana mobil itu berada, dan itu mengalahkan tujuan signifikan dari upaya pelacakan aset tetap.