Pengawas kantor biasanya bertanggung jawab atas staf kantor lainnya.
Tergantung pada jenis kantor, supervisor kantor mungkin memiliki banyak tanggung jawab pekerjaan yang berbeda. Biasanya, supervisor kantor bertanggung jawab untuk mengelola staf kantor lainnya serta menjalankan kantor, termasuk tugas-tugas seperti membuat jadwal, mempekerjakan dan melatih karyawan baru, dan memelihara perlengkapan dan peralatan kantor , antara lain. Supervisor kantor biasanya akan melapor kepada manajemen atas.
Supervisor memelihara perlengkapan kantor.
Seorang supervisor kantor dapat bekerja di kantor berukuran sedang hingga besar dengan sejumlah staf administrasi kantor. Dia akan perlu memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik serta kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan orang lain, dan memberikan layanan pelanggan jika diperlukan. Seorang supervisor harus dapat membuat jadwal kerja yang memenuhi kebutuhan bisnis serta memperhatikan permintaan karyawan, seperti waktu liburan atau waktu sakit. Seorang supervisor mungkin juga perlu menjadwalkan rapat atau acara perusahaan lainnya, serta membuat notulen rapat.
Seorang supervisor kantor mungkin perlu membuat jadwal staf dan mengambil beberapa tugas akuntansi.
Penting bagi seorang supervisor kantor untuk mengetahui dan memahami semua fungsi dan kebutuhan kantor. Dia harus dapat menyampaikan informasi ini kepada karyawan lain, dan untuk memahami berapa banyak waktu yang harus diambil setiap tugas individu. Karena supervisor kantor mungkin diminta untuk membantu manajemen dalam merekrut karyawan baru, maka perlu memiliki gagasan yang jelas tentang keterampilan yang dibutuhkan untuk berhasil di lingkungan kantor tertentu. Penting juga untuk memastikan bahwa tugas pekerjaan tidak diduplikasi, dan bahwa setiap karyawan diperlukan.
Seorang supervisor kantor dapat memastikan bahwa peralatan seperti mesin fotokopi berfungsi dengan baik.
Setiap hari, seorang supervisor perlu memastikan bahwa setiap karyawan tetap bertugas dan menjaga kebijakan perusahaan untuk masalah seperti perilaku dan aturan berpakaian. Jika ada masalah yang muncul antara karyawan atau dengan klien atau pelanggan, penyelia harus ada untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut. Seorang supervisor kantor juga perlu memelihara peralatan di kantor, seperti mesin fotokopi atau komputer, serta melacak persediaan yang perlu dipesan.
Tugas lain mungkin termasuk pembukuan , tugas akuntansi, memelihara sistem file, menjawab telepon, dan menerima dan mengirim surat kantor, antara lain. Setiap kantor mungkin memerlukan kombinasi tugas yang berbeda dari supervisor dan staf administrasi mereka, dan seorang supervisor harus dapat melakukan pekerjaan mereka sambil menjadi pemimpin yang baik bagi karyawan lain. Adalah penting bahwa seorang supervisor dapat mendengarkan kekhawatiran, ide, dan saran karyawan lain, berinovasi cara untuk memecahkan masalah, dan menyampaikan masalah penting kepada manajemen atas.