Agen pembelian yang perlu memperoleh baja akan mengirimkan pemberitahuan permintaan penawaran (RFQ) ke beberapa pabrik baja.
Prosespengadaanadalah istilah yang digunakan oleh bisnis untuk menggambarkan proses pembelian, dan dapat merujuk pada pembelian persediaan atau layanan.Banyak bisnis menggunakan alat otomatis seperti sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan Electronic Data Interchange (EDI) untuk membantu spesialis pengadaan atau pembeli dalam aktivitas pembelian.Terlepas dari apakah sistem otomatis digunakan, tujuan dari proses pengadaan adalah untuk membeli produk atau layanan yang tepat saat dibutuhkan dengan harga yang paling menguntungkan.
Manajer lini perakitan pabrik mobil akan mengeluarkan pesanan permintaan pembelian (PR) untuk baja ketika lebih banyak bahan diperlukan untuk membuat bodi mobil.
Mengidentifikasi kebutuhan adalah langkah pertama dalam proses pengadaan.Jika bisnis memiliki sistem otomatis, biasanya permintaan pembelian (PR) akan dikirim ke pembeli yang menunjukkan produk atau layanan apa yang dibutuhkan.Untuk bisnis tanpa sistem otomatis, PR tulisan tangan sering digunakan, yang mengharuskan orang atau departemen yang membutuhkan produk atau layanan untuk menyerahkan formulir permintaan pembelian kepada pembeli untuk ditindaklanjuti.
Penawaran pengadaan harus mencakup biaya pengiriman yang berlaku.
Jika produk atau layanan telah dibeli sebelumnya, pembeli akan memasukkanpesanan pembeliandalam sistem ERP atau menyerahkan pembayaran kepada pemasok berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah disepakati sebelumnya.Jika produk atau jasa belum pernah diadakan sebelumnya, pembeli harus melanjutkan dengan permintaan penawaran (RFQ).RFQ melibatkan pemilihan pemasok, menentukan harga yang harus dibayar, dan menyetujui waktu pengiriman dan kuantitas untuk pengiriman.
Memastikan pesanan sesuai dengan daftar kemasan dan tidak ada barang yang rusak merupakan langkah yang sering diabaikan dalam proses pengadaan.
Memilih pemasok biasanya melibatkan pengiriman RFQ ke beberapapemasokdan membandingkan tawaran untuk menentukan pemasok mana yang paling dapat memenuhi kebutuhan bisnis.Pembeli akan meminta jumlah dan tanggal pengiriman tertentu berdasarkan persyaratan yang diuraikan dalam daftar permintaan pembelian.Tergantung pada jenis produk atau layanan yang dibutuhkan, mungkin juga ada kebutuhan untuk kualifikasi teknis atau lisensi khusus.Misalnya, jika produk yang diminta adalah perangkat medis, pemasok harus memiliki lisensi dariFDAuntuk memproduksi produk dan prototipe harus dikirim dan disetujui oleh bisnis sebelum pesanan pembelian dapat diterbitkan.
Menentukan harga yang dibayarkan biasanya mencakup membandingkan tawaran kemudian menegosiasikan harga terbaik.Pembeli harus memastikan semua tawaran merupakan cerminan akurat dari pekerjaan yang akan dilakukan atau layanan yang diberikan dan termasuk semua pajak dan biaya pengiriman yang berlaku.Dengan cara ini, total biaya mendarat diketahui sebelum pesanan pembelian ditempatkan.
Penting juga untuk memahami waktu tunggu dan kuantitas yang diharapkan untuk dikirimkan.Berdasarkan tanggal kebutuhan yang sebenarnya, setiap penawaran yang diterima harus memenuhi tanggal yang disyaratkan.Jika pemasok tidak dapat memenuhi tanggal yang dibutuhkan oleh bisnis, premi percepatan dapat terjadi.
Kuantitas yang diharapkan juga harus didukung oleh kutipan yang diterima.Pembeli harus memastikan jumlah yang akan dikirim tidak kurang dari yang diminta karena kekurangan tersebut dapat mengakibatkan kerugian pendapatan.Pembeli juga harus memastikan jumlah yang akan dikirim tidak lebih dari yang dibutuhkan karena kelebihan dapat mengakibatkan tanggung jawab bisnis jika produk tidak pernah digunakan.Pada akhirnya, pembeli bertanggung jawab untuk memastikan proses pengadaan dijalankan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sambil mempertahankan keuntungan.