Beberapa perusahaan jasa menyimpan catatan semua kontak antara klien dan perwakilan mereka.
Catatan layanan dapat merujuk ke catatan layanan pelanggan yang berisi informasi penagihan dan kontak.Dalam hal sumber daya manusia, catatan layanan dapat merujuk ke catatan tertulis karyawan yang merinci riwayat layanan dan kinerja.Catatan layanan juga dapat berupa dokumentasi elektronik atau tertulis dari riwayat akun pelanggan, termasuk pesanan, pemecahan masalah, dan pertanyaan layanan.
Dalam industri telekomunikasi, catatan layanan juga disebutcatatanlayanan pelanggan(CSR).Catatan tetap tersimpan di file perusahaan telepon dan mengikat informasi pelanggan tertentu ke nomor telepon tertentu.Ini juga berisi parameter teknis dan kabel tertentu.CSR digunakan untuk memvalidasi permintaan layanan, termasuk porting nomor telepon antar operator.
Informasi yang terkandung dalam catatan ini bisa sangat spesifik.Ini mungkin termasuk berapa banyak saluran yang dilayani di alamat atau lokasi tertentu.Setiap jenis saluran telepon akan dijabarkan, termasuk biaya yang dikumpulkan oleh perusahaan telepon.Biaya dapat dipecah menjadi biaya layanan dan biaya dan pajak yang dikenakan pemerintah.
CSR biasanya berisi empat bagian utama.Data seperti nomor rekening, nomor pelanggan, dan deskripsi layanan terdapat dalam catatan header.Bagian daftar merinci informasi direktori layanan, termasuk apakah nomor telepon tertentu terdaftar dan direktori mana yang mencantumkannya. Bagian tagihan dan layanan berisi informasi tagihan dan fitur saluran telepon.
Definisi lain dari catatan layanan adalah sebagai dokumentasi yang disimpan sebagian besar perusahaan tentang posisi karyawan selama masa jabatan mereka.Orang-orang yang bertugas di militer sering kali memiliki catatan dinas yang merinci pangkat, tarif gaji, tanggal keluar, dan alasan.Bisnis sektor swasta dapat menyimpan informasi dasar, tanggal kerja, posisi yang dipegang, tingkat gaji, dan tinjauan kinerja.
Beberapa informasi dalam catatan karyawan dapat dirilis dalam keadaan tertentu.Pemeriksaan referensi dapat digunakan untuk memverifikasi informasi yang terkandung dalam catatan layanan karyawan melalui telepon atau melalui sistem basis data elektronik.Bergantung padaundang-undang ketenagakerjaansetempat, hanya data tentang tanggal kerja, status, posisi, dan status perekrutan kembali karyawan yang dapat dirilis.Data tinjauan kinerja mungkin tidak dirilis karena potensi pencemaran nama baik dan implikasi referensi negatif.
Beberapa perusahaan jasa menyimpan catatan semua kontak antara klien dan perwakilan mereka.Informasi ini dapat disimpan dalam basis data elektronik yang dapat diakses oleh beberapa perwakilan.Informasi yang terdapat dalam catatan layanan biasanya akan merinci kontak pelanggan dan informasi penagihan.Lebih penting lagi, ini akan merinci semua transaksi yang terjadi dengan perwakilan layanan, serta menyoroti percakapan yang terjadi.