Kotak saran biasanya kotak di mana pelanggan dan karyawan dapat memasukkan catatan yang berisi ide-ide mereka untuk perbaikan perusahaan.
Kotak saran adalah alat umum dalam bisnis untuk mendapatkan informasi tentang kualitas bisnis dari sudut pandang pelanggan atau karyawan.Kotak saran tipikal adalah kotak tempat orang dapat memasukkan catatan, ide untuk peningkatan bisnis, atau survei.Banyak forum saran lain yang ada, dan ini termasuk banyak kotak online virtual, formulir survei melalui surat, atau papan buletin saran.
Media sosial memudahkan pelanggan untuk memberikan saran kepada bisnis.
Penting untuk membedakan konsep kotak saran seperti yang digunakan oleh karyawan atau pelanggan.Saran karyawan mengungkapkan banyak hal tentang hubungan dengan majikan dan bahkan dapat membuat forum untuk saran tentang cara meningkatkan pengalaman pelanggan.Beberapa karyawan mungkin khawatir bahwa kritik negatif terhadap majikan dapat mengakibatkan konsekuensi yang sulit.Untuk tujuan ini, banyak pemberi kerja merahasiakan kotak saran, selama karyawan tetap menghormati.Saran dari karyawan anonim dapat memberi pemberi kerja pemahaman yang kuat tentang seberapa efektif mereka berinteraksi dengan karyawan.
Pelanggan sering kali dapat menawarkan sumber umpan balik yang unik kepada pemilik bisnis.
Kotak saran pelanggan memberi perusahaan cara untuk menentukan kepuasan pelanggan.Menerapkan beberapa saran membuat pelanggan merasa bahwa pendapat mereka diperhitungkan, dan biasanya ada banyak saran untuk dipilih yang berguna.Bahkan, beberapa perusahaan menanyakan apakah mereka dapat menggunakan nama pelanggan ketika mereka melakukan perubahan, sehingga mereka dapat menunjukkan dalam literatur lain seperti selebaran bahwa mereka benar-benar ada untuk melayani pelanggan.Kegagalan untuk menangani isi kotak saran dapat berdampak buruk, tetapi bahkan jika saran tidak selalu diambil, pelanggan mungkin masih merasa lebih loyal kepada perusahaan dengan diberi kekuatan untuk menyarankan, memuji, dan mencela.
Media sosial dan aplikasi Web 2.0 telah membawa kotak saran ke tingkat yang berbeda, membantu organisasi mengukur interaksi pelanggan di berbagai bidang pada berbagai waktu.Banyak situs web menawarkan banyak cara untuk memberikan komentar, mengajukan pertanyaan, atau melaporkan masalah penggunaan.Beberapa situs juga memiliki survei yang dapat dilakukan sebelum, selama atau setelah digunakan yang dapat dianalisis untuk menemukan metode peningkatan kepuasan pelanggan.Alat-alat ini bekerja paling baik jika relatif singkat dan mudah digunakan.Jika semua yang diperlukan untuk melaporkan masalah di situs web adalah mengklik tombol, kemungkinan tombol itu akan diklik lebih sering.
Bisnis yang menggunakan segala bentuk survei sebagai pengganti kotak saran perlu menyadari dua faktor.Pertama, mereka kemungkinan akan mendapatkan tanggapan paling banyak dari orang-orang yang sangat menentang atau mendukung praktik bisnis.Ini adalah survei yang dipilih sendiri dan kebanyakan orang tanpa perasaan kuat dengan satu atau lain cara tidak akan meluangkan waktu untuk mengisinya.Oleh karena itu, hasil harus dilihat sebagai mewakili sudut pandang ekstrim.
Kedua, bentuk apapun harus singkat.Kebanyakan orang tidak akan mengambil survei lama karena membuang-buang waktu, dan ada terlalu banyak perusahaan yang membuat permintaan serupa.Dengan membuat sesuatu yang singkat dan mungkin menawarkan insentif, seperti diskon, pelanggan dapat lebih mudah mematuhi undangan untuk menilai perusahaan atau menawarkan saran.