Pengusaha mengacungkan jempol
Sesuatu dikatakan memiliki nilai yang bertahan lama jika memiliki makna sejarah atau bentuk lain dari nilai yang diharapkan bertahan baik di masa depan.Sementara banyak dokumen artistik memiliki nilai abadi, termasuk manifesto seniman dan karya sastra, istilah ini juga sering digunakan untuk dokumen hukum dan bisnis.Alasan disimpannya suatu dokumen bermacam-macam, tetapi biasanya menyangkut dokumen yang berisi informasi yang bersifat baru, revolusioner atau diharapkan berguna di masa yang akan datang.Rata-rata, dokumen dengan nilai abadi kurang dari 5 persen dari semua dokumen yang dibuat.Organisasi yang bertanggung jawab atas dokumen biasanya tidak menentukan dokumen mana yang berharga;ini biasanya diserahkan kepada arsiparis.
Banyak jenis dokumen yang bisa dikatakan memiliki nilai abadi.Meskipun istilah ini dapat digunakan untuk karya sastra dan gambar, istilah ini lebih umum digunakan untuk dokumen bisnis dan hukum.Dokumen-dokumen ini jarang diambil nilainya segera setelah dibuat;arsiparis biasanya menunggu beberapa tahun untuk melihat seberapa bertahan efeknya untuk menentukan apakah dokumen-dokumen ini memiliki nilai arsip yang nyata.
Dokumen biasa tidak dianggap memiliki nilai abadi;hanya dokumen luar biasa yang diarsipkan secara permanen untuk digunakan dan diteliti nanti.Ada banyak alasan untuk hal ini terjadi, tetapi biasanya karena dokumen berisi informasi yang sangat diperlukan atau revolusioner.Misalnya, dokumen hukum yang merinci keputusan pengadilan yang secara dramatis mengubah cara pengadilan lain memandang masalah tersebut akan dianggap memiliki nilai abadi;dokumen hukum tentang kasus pengadilan umum tidak akan dianggap memiliki nilai abadi.
Sangat sedikit dokumen yang dianggap memiliki nilai abadi, karena sebagian besar dokumen merinci peristiwa umum yang, meskipun berguna bagi bisnis atau kantor yang membuat dokumen, tidak berguna bagi dunia pada umumnya.Rata-rata, kurang dari 5 persen dari semua dokumen yang dibuat dianggap memiliki nilai arsip.Dokumen lain mungkin diarsipkan oleh bisnis selama beberapa tahun, tetapi biasanya akan dimusnahkan saat tidak digunakan lagi.Sekalipun lembaga menyimpan arsip secara permanen, mereka hanya dianggap memiliki nilai permanen jika lembaga pengarsipan menyetujui nilainya.
Sementara perusahaan yang bertanggung jawab atas sebuah dokumen mungkin dapat memilihnya untuk nilai yang bertahan lama, hal ini jarang terjadi.Arsiparis biasanya bertanggung jawab untuk menemukan dan menentukan dokumen mana yang berguna untuk masa depan.Sebuah tim arsiparis biasanya membuat keputusan ini setelah meninjau informasi dokumen, efeknya yang bertahan lama dan apakah dokumen tersebut adalah yang pertama merinci informasi berharga.Beberapa dokumen yang bukan yang pertama melaporkan informasi berharga diarsipkan, tetapi biasanya tidak dianggap berharga.