Pria memegang komputer
Sekretaris otomatis adalah perangkat yang merutekan panggilan di kantor.Perangkat ini sering digunakan oleh usaha kecil sebagai cara untuk menyediakan filter dasar antara kantor dan panggilan telepon yang tidak diinginkan, seperti telemarketer atau nomor yang salah.Bisnis yang lebih besar akan sering memiliki sekretaris kehidupan nyata untuk melakukan fungsi ini, membuat sekretaris otomatis menjadi mubazir.Istilah ini sering digunakan secara sinonim dengan sekretaris virtual, tetapi keduanya sebenarnya sangat berbeda.Seorang sekretaris virtual adalah orang yang sebenarnya, hanya saja bukan orang yang hadir dalam bisnis itu sendiri.
Dalam kebanyakan kasus, sekretaris otomatis adalah kotak kecil yang dihubungkan ke saluran telepon antara telepon dan dinding.Ketika nomor yang dikenal dan disetujui memanggil saluran, sekretaris akan mengizinkan panggilan untuk langsung ke telepon.Jika panggilan nomor yang tidak disetujui, tidak dikenal atau dibatasi, sekretaris otomatis akan mencegatnya.
Umumnya, intersepsi jenis ini berarti bahwa sistem otomatis menjawab panggilan dan meminta informasi dasar dari pemanggil.Setelah mendapatkan jawaban atas pertanyaannya, perangkat akan memanggil telepon yang terhubung dan menyampaikan informasi itu ke penerima — yang kemudian memiliki opsi untuk menerima panggilan.Jika nomor tersebut diketahui buruk, atau penerima menolak panggilan, panggilan akan dialihkan kepesan suaraatau terputus begitu saja.
Kesalahan umum adalah menganggap bahwa sekretaris virtual dan otomatis adalah hal yang sama.Sekretaris virtual adalah kontraktor independen yang beroperasi sebagai sekretaris dari lokasi yang jauh.Biasanya, para pekerja ini akan memiliki kantor pusat dan melakukan pekerjaan kesekretariatan bersama, seringkali untuk beberapa perusahaan yang berbeda.Tugas umum termasuk menjawab telepon, menyalin surat atau pidato yang direkam dan membuat pengaturan perjalanan.
Meskipun kedua jenis sekretaris sangat berbeda, mereka memiliki metodologi keseluruhan yang serupa.Dengan menghilangkan ruang dan biaya sekretaris tradisional, bisnis dapat berjalan dengan biaya overhead yang jauh lebih rendah.Hal ini memungkinkan bisnis berfungsi pada tingkat di mana ia mungkin bangkrut di bawah sistem tradisional.Selain itu, menggunakan fitur telepon otomatis dari sekretaris virtual sering kali memungkinkan bisnis tampil lebih besar dan terorganisir dengan lebih baik.
Dalam kasus sekretaris virtual, outsourcing pekerjaan memberikan manfaat tambahan.Seorang pekerja tunggal dapat bekerja untuk beberapa perusahaan secara bersamaan, daripada dipaksa menjadi satu pekerjaan paruh waktu.Selain itu, bekerja dari rumah memungkinkan orang dengan anak kecil, disabilitas, atau jadwal yang tidak terduga untuk terus beroperasi di dunia kerja.