Apa itu Sistem Manajemen Proses?

Sistem manajemen proses adalah metodologi yang biasanya digunakan untuk merencanakan, memantau, dan mengelola proses bisnis.

Sistemmanajemen prosesadalahmetodologi yangbiasanya digunakan untuk merencanakan, memantau, dan mengelolaproses bisnis.Istilah manajemen proses digunakan untuk menjelaskan semua langkah yang diikuti untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan klien, dan menentukan cara yang paling hemat biaya untuk memenuhi kebutuhan ini.Penting untuk dicatat bahwa sistem manajemen proses dapat berupa serangkaian langkah dan tugas, atausistemperangkat lunak komputer.Terlepas dari jenis sistemnya, ada serangkaian tugas dan langkah khusus yang biasanya harus diselesaikan.

Setiap sistem manajemen proses biasanya melibatkan enam tugas, yang semuanya harus diselesaikan secara berurutan.Tugas pertama adalah mendefinisikan proses, memahami kebutuhan klien, serta risiko dan tantangan organisasi dalam memenuhi kebutuhan tersebut.Proses yang didefinisikan dengan jelas biasanya sangat penting karena tim analis bisnis akan kembali ke item ini secara terus-menerus selama proyek berlangsung.

Memvisualisasikan proses yang ideal adalah tugas berikutnya.Proses ini memerlukan pemahaman yang jelas tentang proses, standar industri, peraturan pemerintah, dan aturan lain yang mengatur proses bisnis.Selain memahami persyaratan pihak ketiga, struktur organisasi saat ini, dan sistem apa pun yang sudah ada juga harus dipertimbangkan.

Metrik adalah cara terbaik untuk mengembangkan dasar dari proses bisnis saat ini dan menentukan bagaimana penerapan sistem manajemen proses akan membantu dalamoperasi bisnis.Secara khusus, informasi tentang tingkat turnover, waktu pemrosesan, waktu respons pelanggan, dan setiap penundaan atau hambatan harus didokumentasikan.Nilai-nilai ini akan dirujuk melalui penerapan sistem manajemen proses dan harus digunakan setelah ada perubahan yang diterapkan untuk mengevaluasi keberhasilan proses.

Kontrol internal diperlukan dalam proses apa pun, dan kontrol saat ini biasanya harus didokumentasikan.Saat menggunakan sistem manajemen proses, penting untuk memasukkan pengembangan dan implementasi pengendalian internal ke dalam sistem.Kontrol ini diperlukan untuk mengelola akses, menyediakanjejakaudit, dan untuk mendukung organisasi.

Selama implementasi sistem manajemen proses, ada dua jenis laporan yang dikembangkan.Laporan kegiatan disediakan pada setiap tahapan dan didistribusikan kepada pemangku kepentingan dan pemilik proses bisnis.Tujuan dari laporan ini adalah untuk membuat semua orang mendapat informasi tentang status proyek dan untuk mendokumentasikan semua informasi yang dipelajari dalam proses tersebut.Jenis laporan kedua didasarkan pada transaksi yang terjadi, masalah yang teridentifikasi, tingkat turnover, dan nilai lain yang biasanya digunakan untuk mengukur kinerja.