Catatan dibuat dari email dan dokumen cetak lainnya yang menunjukkan bagaimana keputusan berkembang.
Siklus hidup arsip menguraikan setiap fase dokumen, mulai dari pembuatan hingga pemusnahan.Ini membantu bisnis dan agensi merencanakan penyimpanan, perlindungan, pengambilan, dan penghancuran informasi pada tahap yang berbeda.Sistem manajemen siklus hidup rekaman biasanya mengontrol sejumlah besar informasi dengan cara yang nyaman dan aman.
Perencanaan biasanya dilakukan sebelum proses manajemen siklus hidup arsip diimplementasikan.Memasukkan prosedur ke dalam rutinitas sehari-hari membuat catatan tetap terkendali dan aman.Perencanaan ini biasanya mencakup teknik pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pembuangan sepanjang siklus hidup arsip.
Pengertian arsip meliputi foto, grafik, peta, film, dan kaset, baik audio maupun visual.Sebuah catatan sama dengan apa pun yang dapat direproduksi, biasanya dengan bantuan peralatan lain.Ini mendefinisikan data dari dalam organisasi atau dari sumber luar, dan catatan dapat dianggap resmi atau tidak resmi.Catatan resmi biasanya menunjukkan informasi dengan umur yang ditentukan.
Catatan resmi termasuk dokumen keuangan badan publik, bersama dengan informasi lain yang ditetapkan oleh hukum sebagai catatan publik.Informasi hukum yang dapat digunakan di pengadilan mungkin juga termasuk dalam klasifikasi catatan resmi yang harus dipelihara.Undang-undang di banyak yurisdiksi mengamanatkan tenggat waktu untuk pelestarian catatan resmi, seperti catatan pengadilan.
Catatan dibuat dari email, rekaman panggilan telepon, dokumen tercetak, dan data lain yang menunjukkan bagaimana keputusan berkembang.Apa pun yang mungkin berguna bagi bisnis atau organisasi di masa depan biasanya disimpan sesuai dengan siklus hidup arsipnya.Dengan kemajuan teknologi, entitas biasanya menyimpan catatan secara elektronik untuk menghilangkan kebutuhan akan tempat penyimpanan kertas.
Mengorganisasikan informasi dan menentukan faktor-faktor penggunaannya ke dalam manajemen siklus hidup arsip.Sebuah catatan harus dikatalogkan atau diarsipkan untuk memudahkan pengambilan ketika dibutuhkan atau diminta.Formulir, korespondensi, dan salinan duplikat biasanya disimpan menggunakan sistem pengarsipan yang mudah dipahami dan dinavigasi.
Catatan ini juga memerlukan rencana pemeliharaan dan perlindungan, terutama untuk data yang mewakili informasi berharga dengan siklus hidup catatan permanen.Di banyak daerah, catatan dengan nilai sejarah diarsipkan di gudang pemerintah.Contoh dari dokumen-dokumen ini termasuk catatan kelahiran dan kematian dan dokumen kepresidenan.
Ketika data mencapai akhir siklus hidupnya, pemusnahan diizinkan.Pembuangan mungkin sesuai untuk draf dokumen atau bahan yang digunakan untuk menyiapkan catatan resmi.Duplikat juga dapat dimusnahkan setelah yang asli diawetkan dalam beberapa bentuk.Beberapa bisnis menggunakan penyedia layanan independen untuk melacak rentang hidup catatan.