Administrator subkontrak meninjau kontrak untuk menentukan kemajuan yang dibuat setelah memenuhi kewajiban kontrak.
Berada di bawah kategorisasi agen pembelian yang lebih luas, administrator subkontrak mengawasi dan mengelola kontrak organisasi dan subkontrak terkait. Dengan organisasi kecil, ini mungkin mencakup semua kontrak, sementara di organisasi yang lebih besar, ini mungkin melibatkan portofolio kontrak yang ditugaskan. Tanggung jawab utama akan mencakup tinjauan berkelanjutan atas kemajuan kontrak, selain pengelolaan aspek keuangan dan teknis kontrak. Tanggung jawab lainnya akan melibatkan negosiasi dengan subkontraktor dan pelanggan akhir untuk penyelesaian kontrak serta menyiapkan pesanan untuk perubahan kontrak awal atau menyusun amandemen. Menerapkan pengetahuan yang kuat tentang pengadaan dan prosedur hukum, kebijakan dan peraturan, administrator subkontrak bertujuan untuk menjaga kualitas dan meningkatkan profitabilitas kontrak tersebut.
Administrator subkontrak menegosiasikan penyelesaian akhir.
Tugas yang dilaksanakan secara teratur akan berfokus pada penetapan dan pelaksanaan tinjauan kontrak secara konsisten untuk mengukur kemajuan kontrak. Selama proses ini, administrator subkontrak akan sering menyelesaikan konflik, menengahi perselisihan, menemukan solusi untuk masalah, dan membuat keputusan mengenai kemajuan atau kekurangan kontrak. Inti dari proses peninjauan adalah untuk memastikan subkontraktor melaksanakan secara efektif persyaratan dan spesifikasi asli kontrak seperti yang dinegosiasikan dengan pelanggan akhir. Setelah menyelesaikan tinjauan, administrator subkontrak akan menyiapkan laporan tertulis yang merinci kemajuan keseluruhan dari pemenuhan kontrak dan manajemen eksekutif singkat mengenai tinjauan tersebut dan tindakan terkait yang diambil.
Selain memenuhi tugas yang disebutkan di atas, administrator subkontrak juga akan menegosiasikan penyelesaian akhir kontrak serta penetapan harga terkait untuk semua sumber daya dan perlengkapan yang diperlukan untuk memenuhi kontrak. Selain itu, dia juga akan menegosiasikan persyaratan kontrak asli dan menetapkan kebijakan dan prosedur kerja. Bagian dari proses ini akan mencakup peninjauan, analisis, dan evaluasi proposal dari subkontraktor. Menghadiri pemeliharaan kontrak dan subkontrak, dia juga akan mengawasi produksi dan penyebaran informasi untuk memastikan saling pengertian tentang semua syarat dan ketentuan kontrak.
Menyelesaikan tugas ini secara efektif sering kali memerlukan analisis data pasar dan data keuangan terkait serta meneliti sumber informasi lain untuk memastikan harga, persyaratan kontrak, dan tingkat layanan terbaik. Administrator subkontrak juga akan menyiapkan dan memelihara database untuk melacak data penting terkait pemenuhan kontrak. Pelacakan data tersebut dapat mencakup harga pasokan, kinerja produk, kinerja subkontraktor , persediaan yang tersedia, dan semua pengeluaran yang terkait dengan pemenuhan kontrak. Mengingat tingginya tingkat tanggung jawab dan perhatian terhadap detail, pekerjaan biasanya membutuhkan kandidat dengan gelar sarjana dan beberapa tahun pengalaman terkait, selain berhasil menyelesaikan magang sebelum bekerja secara mandiri.