Apa itu Dukungan Kantor Depan?

Resepsionis di kantor depan.

Dukungankantor depanmemerlukan serangkaian tugas pekerjaan yang diperlukan untuk menjaga operasi bisnis sehari-hari berjalan dengan lancar.Tugas-tugas ini sering kali mencakup panggilan telepon pelanggan ke departemen yang tepat, menjawab pertanyaan klien, mengajukan dokumen, memasukkan data ke dalamprogram perangkat lunakkomputer yang relevan, dan memproses transaksi keuangan.Berbagai jenis pekerjaan pendukung kantor depan disesuaikan untuk berbagai perusahaan dan organisasi.Kantor depanmedis, hukum, pendidikan, danbisnis kecilmasing-masing memiliki tanggung jawab yang unik, meskipun tujuan keseluruhan dari kantor depan adalah untuk menghadirkan citra organisasi yang profesional dan efisien kepada publik.

Resepsionis harus memiliki keterampilan telepon yang sangat baik.

Berbagai pekerjaan kantor depan termasuk pegawai, resepsionis, dan asisten administrasi.Pekerjaan ini biasanya datang dengan berbagai tingkat tanggung jawab, tergantung pada pengalaman dan pendidikan karyawan, dan tugas terkait terkadang dapat tumpang tindih untukstaf kantor depandi organisasi kecil.Petugas file sering bertanggung jawab untuk menyimpan catatan terorganisir dari dokumen tercetak dan memasukkan informasi pelanggan saat ini ke dalam database komputer atauprogramspreadsheet.Resepsionis terutama menyambut pelanggan yang memasuki kantor depan dan menjawab panggilan telepon masuk, dan mereka juga biasanya mentransfer panggilan ke departemen lain melalui sistem telepon multi-saluran.Asisten administrasi dapat melakukantugaspengarsipan danlayanan pelanggan iniselain mengatur jadwal harian majikan mereka dan memproses berbagai dokumen.

Bergantung pada ukuran dan sumber daya bisnis tertentu, staf pendukung kantor depan mungkin juga bertanggung jawab atas beberapa jenis transaksi keuangan pelanggan.Mereka dapat memprosespembayarankartu kredituntuk produk atau layanan dan mengeluarkan tanda terima kepada pelanggan untuk pembayaran ini.Beberapa organisasi yang melakukan outsourcingpemrosesanpenggajianmerekamungkin memerlukan salah satu pekerja pendukung kantor depan mereka untuk mengambil cek yang sudah selesai dari perusahaan penggajian.Karyawan ini kemudian kadang-kadang bertanggung jawab untuk mendistribusikan cek ke seluruh kantor pada waktu yang tepat.

Karena sistem pendukung kantor depan adalah bagian penting dari organisasi mana pun, banyak bisnis melakukan analisis kantor depan secara berkala.Jenisstudikendali mutuini mengkaji efisiensi, organisasi, dan profesionalisme staf kantor depan dan merumuskan cara untuk melakukan perbaikan yang diperlukan.Hasil analisis kantor depan terkadang menjadi dasar keputusan promosi dan kenaikan gaji bagi karyawan kantor depan.Staf pendukung kantor depan yang menerima ulasan positif dari sebuah analisis biasanya adalah mereka yang mampu berinteraksi dengan baik dengan pelanggan, bekerja sama sebagai sebuah tim, dan melakukan tugas mereka dengan sedikit jika ada kesalahan.