Kebijakan pengadaan mencakup penetapan dan pemeliharaan tingkat persediaan yang optimal.
Sebuahpengadaankebijakan hanya aturan dan peraturan yang ditetapkan di tempat untuk mengatur proses perolehan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh organisasi untuk fungsi efisien.Proses yang tepat akan berusaha untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan pembelian barang dan jasa tersebut dengan menggunakan strategi seperti pembelian volume, penetapan daftar vendor, dan menetapkan protokol pemesanan ulang yang membantu menjaga persediaan tetap rendah tanpa membahayakan fungsi operasi.Baik perusahaan kecil maupun besar serta organisasi nirlaba secara rutin menggunakan semacam kebijakan pengadaan.
Menjadi kepala pengadaan seringkali membutuhkan kemampuan untuk menafsirkan kontrak secara akurat dan menentukan implikasi jangka panjangnya atau yang kurang jelas.
Tidak ada satu cara yang tepat untuk menetapkan kebijakan pengadaan.Faktor-faktor seperti ukuran bisnis, ketersediaan vendor untuk memasok barang dan jasa yang diperlukan, dan arus kas dan kredit perusahaan akan sering mempengaruhi pendekatan pengadaan pembelian.Ukuran perusahaan juga cenderung membuat perbedaan dalam pembentukan kebijakan pengadaan, di mana perusahaan kecil mungkin tidak dapat memerintahkan diskon pembelian volume yang dapat dikelola oleh perusahaan besar dengan relatif mudah.
Harapan pengiriman serta siapa yang akan membayar pengiriman merupakan bagian penting dari kebijakan yang diberlakukan dengan vendor.
Dengan cara yang sama, keadaan dan tujuan keuangan bisnis atau entitas mempengaruhi pemilihan sistem pengadaan.Beberapa sistem adalah proses manual sederhana yang menggunakan metode lama seperti sistem kartu flip untuk melacak pembelian, penerbitan item ke berbagai departemen, dan penghitunganpersediaanyang digunakan untuk merencanakan pembelian di masa mendatang.Saat ini, sistem elektronik memungkinkan untuk melacak semua fungsi ini secara otomatis, termasuk membuat permintaan dan pesanan pembelian secara otomatis ketika tingkat item inventaris tertentu turun ke tingkat tertentu.
E-procurement adalah cara umum untuk menempatkan dan melacak pesanan saat ini.Vendor membangun koneksi jaringan dengan klien yang memungkinkan untuk terhubung dengan program pengadaan apa pun yang digunakan oleh klien dan secara otomatis memesan, menggunakan Internet untuk membuat koneksi.Program jenis ini juga memungkinkan untuk dengan cepat melacak pemenuhan pesanan, tanggal pengiriman, dan bahkan meninjau kontrak pengadaan yang saat ini ada.
Apakah kebijakan pengadaan melibatkan penetapanprosedur pengadaankonstruksi, atau mengatur pembelian yang dilakukan oleh produsen atau badan amal, kebijakan yang solid akan menguntungkan organisasi dengan menjaga biaya tetap sesuai dan dengan jelas mendefinisikan bagaimana pembelian akan dilakukan.Karena kebutuhan entitas berubah, ada kemungkinan besar bahwa kebijakan pengadaan akan disesuaikan untuk memenuhi keadaan baru tersebut.Hal ini diperlukan untuk memastikan kebijakan tersebut terus berfungsi demi kepentingan terbaik perusahaan atau organisasi nirlaba dan menjaga proses akuisisi tetap sederhana dan teratur.