Seorang spesialis pengadaan perhotelan bekerja dengan seorang rekan.
Bidangpengadaanperhotelanadalah bagian dari bidang pengadaan atau pembelian yang lebih luas.Pengadaan perhotelan difokuskan murni pada pembelian barang dan jasa untuk industri hotel, restoran, danresort.Industri ini memiliki kebutuhan yang sangat spesifik yang tidak standar di industri lain.Ada empat aspek utama pengadaan perhotelan: pengadaan,negosiasi kontrak, syarat pembayaran, dan manajemen akhir masa pakai.Meskipun istilah-istilah ini berlaku secara umum untuk semua pengadaan, mereka memiliki arti khusus di sektor ini.
Sumber bahan termasuk identifikasi vendor yang sesuai, mengeluarkan permintaan proposal atau kutipan, dan inspeksi berbagai pabrik.Dalamindustri perhotelan, bahan yang digunakan untuk furnitur dan peralatan harus sangat tahan lama dan dirancang untuk digunakan oleh banyak orang.Kualitas adalah masalah dengan semua produk, tetapi fokus utama dalam pengadaan perhotelan adalah umur panjang dan penggantian.Misalnya, sebuah hotel dapat membeli ratusan kursi untuk lobi utama.Desain ini harus unik untuk lokasi, tetapi dapat dengan mudah diperbaiki secara lokal.
Tren menuju solusi ramah lingkungan menghadirkan tantangan unik untuk pengadaan perhotelan.Industri ini membutuhkan tingkat perputaran yang tinggi untuk perlengkapan, furnitur, peralatan, dan produk konsumsi.Selain masalah daya tahan, produk yang dibuat di fasilitas produksi massal biasanya memiliki dampak tinggi terhadap lingkungan, dengan meluasnya penggunaan sumber daya tak terbarukan.Meskipun banyak perusahaan menangani permintaan klien untuk layanan ramah lingkungan melalui pengurangan dalam binatu dan layanan lainnya, bahan yang sebenarnya digunakan tetap menjadi tantangan.
Negosiasi kontrak dalam pengadaan perhotelan cenderung berfokus pada kontrak jangka panjang untuk berbagai lokasi nama merek yang berbeda.Misalnya, jaringan hotel yang khas memiliki empat hingga lima merek berbeda yang semuanya harus memiliki tampilan dan nuansa yang unik.Kontrak dinegosiasikan oleh rantai, tetapi mungkin memerlukan penggunaanpemasoklokalatau beberapa tata letak atau skema warna dan desain yang unik untuk memenuhi persyaratan yang berbeda.
Syarat pembayaran adalah aspek penting dari pengadaan perhotelan karena masalah arus kas yang umum di industri ini.Biasanya, persyaratannya cukup murah hati, dengan pembayaran dinegosiasikan selama 90 hingga 120 hari setelah diterima.Ada kecenderungan baru-baru ini untuk persentase persyaratan pembayaran penyelesaian kontrak, yang menciptakan keseimbangan pembayaran yang lebih baik kepada pemasok sambil memungkinkan perusahaan perhotelan untuk mengelola proyek dan waktu.
Manajemen akhir masa pakai merupakan tantangan berkelanjutan dalam industri perhotelan.Peralatan umumnya diganti dalam jangka waktu dua hingga tiga tahun, dan mungkin lebih pendek di fasilitas kelas atas.Kebutuhan untuk terus menyegarkan tampilan menghasilkan berbagai produk dengan sisa masa pakai setelah diganti.Akibatnya, banyak perusahaan telah membangun proses penghapusan dan penggantian ke dalam kontrak pengadaan perhotelan.Pemasok kemudian bebas mengambil peralatan, memperbarui, dan kemudian menjual barang-barang ini lagi ke perusahaan lain atau langsung ke konsumen.