Sebuah proses pengadaan dapat diotomatisasi sebagian melalui program manajemen bisnis yang luas.
Sebuahsistempengadaanbiasanya merupakan sistem komputerisasi yang dirancang untuk mengelolaproses pengadaan.Pengadaan adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan aktivitas pembelian untuk bisnis atau organisasi.Ada dua jenis utama sistem pengadaan: pengadaan elektronik dan pengadaan standar.Kedua jenis sistem tersedia secara luas dan sering disertakan dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau produk perangkat lunak akuntansi.
Sistem pengadaan yang baik seharusnya memudahkan untuk memastikan semua barang yang dipesan terkirim.
Meskipun fungsionalitas yang disediakan bervariasi menurut perangkat lunak, alat pengadaan yang khas mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, penerimaan barang, danpemrosesanfaktur.Selain persyaratan inti ini, sebagian besar sistem menyertakan serangkaian alat pelaporan.Proses persetujuan, kontrol, dan alat manajemen dana bawaan biasanya standar dalam produk yang lebih besar.
Konsep utama pengadaan adalah bahwa perencanaan, penjadwalan, dan pembelian kelompok yang maju akan menghasilkan penghematan biaya, operasi bisnis yang lebih efisien, dan oleh karena itu meningkatkan keuntungan.Sistem pengadaan digunakan untuk mengelola proses ini, menyediakan waktu penyelesaian untuk faktur, melacak total pengeluaran berdasarkan jenis komoditas, serta komitmen keuangan dan manajemen arus kas.Implementasi lengkap dari sistem pengadaan biasanya menghasilkan perubahan signifikan padaproses bisnis yangada, karena sistem akan memerlukan kontrol dan prosedur internal tertentu untuk diterapkan.
Sistem pengadaan elektronik juga dikenal sebagai e-procurement.Istilah ini digunakan untuk menggambarkan perangkat lunak yang memungkinkan pembeli mengakses katalog pemasok melalui Internet, serta menerima faktur elektronik.Pembeli memilih bahan mereka, menunjukkan akun yang akan dikenakan biaya untuk pembelian, dan membuatpesanan pembeliandalam sistem akuntansi.Semua aktivitas terkait pengadaan diselesaikan dalam sistem elektronik, mengurangi dokumen dan meningkatkan efisiensi.
Pemrosesan faktur elektronik memungkinkan perusahaan terpilih untuk lebih merampingkan peninjauan dan persetujuan faktur.Data tersebut kemudian disalurkan melalui serangkaian persetujuan online sebelum diproses untuk pembayaran dalam sistem akuntansi.Jenis sistem pengadaan ini sangat populer di perusahaan besar, di mana kontrak pengadaan diterapkan untuk mengelola aktivitas pengeluaran.Untuk perusahaan-perusahaan ini, pengurangan waktu staf untuk pemrosesan faktur memberikan pengembalian investasi yang sangat baik.
Sistem pengadaan standar terintegrasi penuh dengan paket perangkat lunak akuntansi yang digunakan oleh organisasi.Semua aktivitas pembelian dilacak dan dikelola melalui modul ini, memungkinkan perusahaan untuk mengontrol pengeluaran dan melacak peluang untuk penghematan yang lebih besar.Laporan, analisis, dan kontrol internal semuanya dibangun ke dalam jenis perangkat lunak ini dan dirancang berdasarkanpraktik terbaik.Penerapan sistem pengadaan merupakan salah satu cara termudah untuk meningkatkan efisiensi operasional.