Manajer bisnis dapat memeriksa kembali perhitungan dan meninjau prosedur lain untuk memastikan bahwa akuntan telah mengikuti semua langkah rekonsiliasi faktur.
Rekonsiliasifakturtradisionaladalah proses pencocokan tiga arah, yang mirip dengan metode yang ditemukan dalamproseshutang dagang.Petugas akuntansi meninjau faktur terhadap bill of lading yang dikirim dengan barang dari vendor danpesanan pembelianinternal perusahaan.Poin umum untuk direkonsiliasi adalah jumlah barang, harga untuk setiap item,syarat pembayaran, dan otorisasi dari manajemen atas.Perusahaan juga dapat merekonsiliasi faktur dengan pernyataan vendor.Ini memastikan tidak ada faktur yang tidak sah dan semua faktur menerima pembayaran segera.
Bill of lading yang dikeluarkan oleh pengangkut barang mungkin memainkan peran kunci dalam rekonsiliasi faktur untuk beberapa perusahaan.
Faktur adalah dokumen resmi yang mewakili tagihan penjualan.Organisasi besar dapat menerima ratusan atau ribuan faktur setiap bulan, yang menciptakan kebutuhan akan proses rekonsiliasi yang kuat.Selain itu, pembayaran tagihan adalah bagian dariproses pengelolaankas.Perusahaan – terutama yang dimiliki publik – harus memperhatikan pembayaran tagihan untuk memastikan perusahaan tidak membuang-buang modal.Kontrol internal dapat mencakup pemisahan orang yang menyelesaikan proses rekonsiliasi faktur dari karyawan yang bertanggung jawab untuk memotong cek untuk membayar faktur.Ini memastikan perusahaan tidak memproses faktur palsu untuk pembayaran.
Faktur tidak hanya dicocokkan dengan pesanan pembelian, tetapi juga dengan slip pengepakan atau daftar barang lain yang dikirimkan.
Sebagian besar perusahaan akan membuat prosedur rekonsiliasi standar.Misalnya, banyak perusahaan membayar tagihan mereka pada tanggal 10 dan 25 setiap bulan, mana saja yang lebih dulu sesuai dengan tanggal faktur.Pada saat ini, petugas akuntansi akan meninjau faktur yang membutuhkan pembayaran dan mengumpulkan pesanan pembelian yang sesuai.Setiap faktur dibandingkan dengan pesanan pembelian sebelum mengeluarkan pembayaran.Pilihan lain adalah bagi perusahaan untuk membayar faktur sebulan sekali setelah menerima laporan.Sebagian besar vendor atau pemasok akan mengirimkan pernyataan dalam dua minggu pertama setiap bulan, menciptakan siklus standar untuk membayar tagihan.
Rekonsiliasi faktur bulanan menggunakan laporan dimulai dengan membandingkan faktur yang belum dibayar dengan laporan bulanan.Perusahaan yang menggunakan aplikasi akuntansi terkomputerisasi akan memiliki catatan elektronik untuk faktur.Faktur yang telah dibayar akan ditandai dari faktur;ini harus meninggalkan semua faktur yang belum dibayar saat ini dalam file akuntansi.Akuntansi mungkin akan menstaples pesanan pembelian internal ke setiap faktur terbuka, yang menghasilkan pencocokan faktur dengan laporan dan membayar tagihan.
Rekonsiliasi faktur adalah proses yang sangat siklus.Pemilik dan manajer bisnis akan sering kali meminta informasi yang sama yang disertakan dengan setiap permintaan pembayaran sebelum menandatangani cek yang sesuai.Hal ini memungkinkan untuk tinjauan akhir informasi sebelum mengeluarkan dana.Pemilik dan manajer akan meninjaukode akunbuku besar, tanda tangan resmi, menghitung ulang angka matematika atau mengajukan pertanyaan untuk memastikanpetugas akuntansimenyelesaikan semua langkah rekonsiliasi yang diperlukan.